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高效开会的 5+5 法则（下）

2. 我要讲的第二个“5”，是指：会议制度、会议流程、会议模板、会议纪要、会议执行跟进表

 （1）会议制度 我这里所讲的会议制度，是指会议的统筹和总体规划。我们发现：企业里的会议之所以低效，是因为很多会议的设置本身就是错误的，要么是会议的中心思想不对，要么是会议的流程不对，甚至有些是连会议本身都是没有必要的。最可怕的是，还有一些企业的会议完全就是随心而为的，老板或者部门领导想开会，就临时开一个，完全没有任何准备，这样的会议不仅低效，而且员工的工作节奏全部被打乱，久而久之会生出怨气进而对公司不满。在我做绩效辅导的时候，遇到员工吐槽“公司领导老有事没事乱开会，太烦躁”而离职的，绝不在少数。没有规矩不成方圆，领导也要尊重员工的时间，毫无章法地乱开会，会给员工一种“这家企业管理很差劲、没有前途”的感觉，是万万要不得的。

    所以，需要对会议做一个顶层设计。 怎么设计？首先就是对企业现有的会议做一个全面的梳理。

    大家自己可以自己画一张表， 横向是时间，纵向是部门，在表格中列出现在进行的所有会议名称，通过一张简单的表格，我们就可以看出公司现有的会议安排是否合理。

    在此基础上，我们通过四个动作来对会议做一个梳理。

    第一个动作是删除：一些重复的，意义不大的会议，可以删除。例如，表格显示，某段时间的会议安排非常满，可能是会议太多，需要删除一些没必要的会议。

    第二个动作是新增：例如，表格显示上半年很满，下半年又很空，如果表格中出现大量空，可以反映出公司管理的节奏不对， 此时需要增加一些议。

    第三个动作是合并: 有哪些会议是可以二合一的？例如业绩总结会和表彰会就完全应该二合一，但有的企业是分开的。

    第四个动作是优化：通过表格反思现有的会议，从全局的眼光对现有会议做一次优化，让企业的会议制度更加合理。

    然后大家还可以画一张表格——会议明细表。 横向的是所有的要点：定人、定时、定点、定责、定量。纵向的是各种会议名称。 定人：哪些人需要参加。 定时：会议召开的具体时间，时长安排。定点：会议地点提前通知。 定责：主持人、记录人、跟进人分别由谁担任。 定量：会议的主题是什么，会议想达成什么成果。 

    有了这两张表：会议梳理表和会议明细表，企业会议就明确了、合理了、有规划了、固定化了、制度化了。

    （2）会议流程

    我们这里所讲的会议流程，以月度绩效会议为例，总共有七个步骤：

    第一步：主持人进行定向（纪律定向、主题流程定向、成果 定向），时间约三分钟。

    第二步：对上月决议事项闭环检查，当场兑现，由主持人负责。例如，上月的会议决策是，销售部门保底目标 100 万元，挑战目标 150 万元。主持人检查完成情况，当场宣布。达成了奖金当场发放；达不成，也当场处罚。

    第三步：财务总监对上月主营业务及各部门费用明细进行逐项汇报。这里所讲的主营业务，是指企业的经营目标，例如总销量毛利率等。这个动作很重要，因为没有这些数据，后面的会议就失去了它的意义。有人会说，不同的部门，费用是不同的。这里列出费用明细，主要是纵向对比，各部门自己跟自己上个月比，总结得失。

    第四步：各部门逐一汇报月度计划，先一线后二线，汇报人为各部门负责人，时间八分钟。有人会说八分钟讲不完，刚开始执行时，八分钟的时间可能不够，但通过一段时间的训练后，八分钟肯定足够。实在不行，使用我们的标准模板，八分钟肯定能讲完。大家一定都听说过电梯的 30 秒法则，当你在电梯里遇到一个客户时，你只有30 秒的时间介绍自己。我们在企业里也要运用这个法则，培养抓重点的能力。汇报完后进行小型的兵棋推演，接受别人的质询和提问。在这个环节中，为了提高效率，必须规定每个部门最多只允许提三个问题。

    第五步：董事长总结，可以逐项点评，或者总结性点评，提出要求和改进性意见。

    第六步：记录人复述会议决议，白纸黑字签字，最好是电子版更高效。

    第七步：轮流主持人（下个月的）对下月会议进行定向，做一个简单的交接流程。例如：下个月由我主持月度绩效会议，时间地点分别是…… 各位伙伴有无收到？请大家提前做好相应的准备。这就是一个完整的会议流程。

   （3）绩效评估表 很多会议没有效果，是因为没有做任何准备，只带来一张嘴过来，最后会议就变成了信口开河。 绩效评估表包含三个方面的内容。 一是对上月目标完成情况进行总结，对上个月的工作情况进行简单复盘，包括得失分析。 这个动作很重要，但在很多企业里都进行的比较潦草和敷衍。       例如：某销售冠军发言：感谢同事支持，感谢领导给我机会，我会 继续努力。某员工发言：我上个月通过不懈的努力，终于超额完成了目标，下个月我会继续加油。这样的复盘和得失分析起不到任何作用，正确的做法是：销售冠军成功签单了，在复盘时，应重点分享客户来源、如何拜访、跟进频率、如何签单等具体细节。这样经过一段时间的积累后， 企业里就能沉淀出一些不错的经验和方法。包括为什么没有达成，也要讲明具体的原因。 二是本月达成绩效的目标和方法，形成行动计划表。 在这个过程中，一个好的工具就是鱼骨图，鱼骨头可以不体现在正式文件中，但是行动计划表一定要有。 三是合理化建议，这是培养精英合伙人的一个动作。

   （4）会议纪要 会议纪要必须存档，便于源头追查和轨迹追寻，它是企业的宝贵财富。会议纪要包括：上月绩效完成情况的闭环检查；上月是否完成；本月计划和会议决议。

   （5）执行跟进表 执行率是可以量化的。执行跟进表很简单，纵向是责任人，横向是该员工的行动事项及完成时间，跟进人以此表格为依据按照时间跟进。

原文摘录金博老师《绩效合伙人》